Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức - Hành chính và Truyền Thông

Trưởng phòng: ThS. Đỗ Thị Lâm Thanh

Điện thoại: (024) 33 66 97 97

DANH SÁCH CÁN BỘ, CHUYÊN VIÊN:

I. Chức năng

- Tham mưu, giúp việc Học viện Khoa học và Công nghệ xây dựng, phát triển và quản lý về tổ chức bộ máy; thực hiện thống nhất quản lý trong Học viện về công tác tổ chức và cán bộ; tổ chức thực hiện công tác hành chính, lưu trữ, quản lý tài sản; bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc và học tập phục vụ chung cho hoạt động của toàn Học viện.

- Tham mưu, giúp việc Giám đốc trong thực hiện công tác tư vấn tuyển sinh, công tác truyền thông và quan hệ công chúng và tổ chức các sự kiện nhằm góp phần xây dựng, phát triển thương hiệu và thế mạnh của Học viện.

II. Nhiệm vụ và quyền hạn

1. Về Tổ chức chung:

- Xây dựng và tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch tổng thể phát triển Học viện qua từng giai đoạn, kế hoạch hàng năm phù hợp với quy hoạch tổng thể phát triển của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam và phù hợp với chiến lược phát triển giáo dục, đào tạo của Nhà nước.

- Giúp lãnh đạo Học viện điều hành và quản lý các hoạt động chung của Học viện.

- Tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, các văn bản thuộc phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Tổ chức – Hành chính.

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo, sơ kết, tổng kết định kỳ và đột xuất về việc thực hiện nhiệm vụ của Học viện theo quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm.

- Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu về: đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; đội ngũ giảng viên (cơ hữu và thỉnh giảng).

- Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu về đầu mối lãnh đạo và chuyên viên phụ trách đào tạo các đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam.

- Chủ trì hoặc tham gia xây dựng các đề án, dự án trong các lĩnh vực thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của phòng Tổ chức – Hành chính; tham gia góp ý các dự án, dự thảo văn bản do Giám đốc giao.

- Chủ trì việc thực hiện và tham mưu cho lãnh đạo Học viện trong công tác tổ chức các sự kiện, buổi lễ chung của toàn Học viện.

- Đảm bảo các điều kiện để tổ chức các buổi họp, lớp học, buổi lễ, sự kiện chung, ... của Học viện.

- Thực hiện công tác lễ tân của Học viện, chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị có liên quan chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu và các điều kiện để đón tiếp các đoàn khách (trong và ngoài nước); các buổi tiếp khách, các cuộc họp, các sự kiện, hội nghị, hội thảo của Học viện.

- Thực hiện việc sơ kết, tổng kết và chế độ báo cáo, thống kê về các lĩnh vực theo chức năng của phòng Tổ chức – Hành chính theo quy định.

- Quản lý tài sản, cơ sở vật chất của Học viện.

2. Về Hành chính- lưu trữ:

- Tổ chức thực hiện công tác hành chính – lưu trữ, bảo mật thông tin, tài liệu của Học viện theo quy định của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam và theo quy định của Nhà nước.

- Quản lý và sử dụng con dấu của Học viện theo quy định của Nhà nước.

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đi đến; Tiếp nhận các bản thảo về trình duyệt, các bản đánh máy... để trình lãnh đạo Học viện ký.

- Đăng ký văn bản đi, làm thủ tục chuẩn bị gửi văn bản và theo dõi quá trình luân chuyển văn bản đi theo địa chỉ; Thu thập, bổ sung tài liệu, viết bìa và lưu giữ hồ sơ liên quan tới công tác văn thư lưu trữ.

- Kiểm tra thể thức văn bản và báo cáo lại lãnh đạo trực tiếp về các văn bản sai thể thức.

- Thu thập, bổ sung, cập nhật tài liệu lưu trữ; Phân loại chính xác và sắp xếp khoa học, bảo đảm tra tìm nhanh chóng, bảo quản thuận lợi.

- Lập sổ theo dõi tài liệu lưu trữ: phân loại, sắp xếp và xây dựng hệ thống công cụ tra tìm một cách khoa học, bảo quản khai thác tài liệu lưu trữ theo đúng các qui định hiện hành.

- Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực hành chính - lưu trữ.

- Xây dựng nội quy và các thủ tục giao nhận, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.

3. Về công tác tổ chức cán bộ

- Tham mưu giúp Lãnh đạo Học viện trong công tác tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, nâng ngạch, quy hoạch, chuyển ngạch, nâng lương, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, miễn nhiệm, nghỉ hưu, thôi việc, tiếp nhận, điều động, chuyển công tác, đánh giá cán bộ, kê khai tài sản, thu nhập, quản lý hồ sơ cán bộ theo phân cấp quản lý và các chế độ chính sách khác theo quy định.

- Đảm bảo việc tiếp nhận, làm các thủ tục, tư vấn, báo cáo định kỳ và lưu giữ hồ sơ về công tác tổ chức cán bộ của Học viện.

- Thực hiện công tác quy hoạch cán bộ theo quy định.

- Thực hiện các thủ tục về tuyển dụng, báo cáo định kỳ và lưu giữ hồ sơ tuyển dụng biên chế và hợp đồng theo đúng quy định hiện hành.

- Lập kế hoạch, làm các thủ tục thi nâng ngạch, xét chuyển ngạch đối với cán bộ đủ tiêu chuẩn; Báo cáo định kỳ và lưu giữ hồ sơ nâng ngạch, xét chuyển ngạch.

- Thực hiện các thủ tục điều động, thuyên chuyển, chấm dứt hợp đồng, nghỉ hưu.

- Thực hiện việc nâng bậc lương thường xuyên; nâng bậc lương trước hạn do lập thành tích xuất sắc.

- Cử cán bộ đi công tác, học tập ở nước ngoài; gia hạn thời gian công tác, thu nhận trở lại.

- Theo dõi minh bạch tài sản đối với cán bộ trong diện phải kê khai.

- Thực hiện Quy chế dân chủ trong hoạt động của Học viện.

- Thực hiện chế độ khen thưởng, kỷ luật theo phân cấp quản lý cán bộ của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam và theo quy định của Nhà nước;

- Kiểm tra lý lịch cán bộ, ký nháy các văn bản có liên quan đến công tác tổ chức cán bộ; quản lý hồ sơ cán bộ theo đúng quy định hiện hành.

- Thực hiện chế độ chính sách cho người lao động theo quy định: Chế độ thai sản, chế độ ốm đau; chế độ dưỡng sức; chế độ hưu trí; Đăng ký tăng mới; làm thủ tục cấp mới, cấp thẻ BHYT, cấp sổ BHXH; chốt sổ khi người lao động chấm dứt HĐLĐ.

- Đảm bảo việc tiếp nhận, làm các thủ tục để giải quyết các chế độ chính sách liên quan đến người lao động.

- Theo dõi và đối chiếu số tiền, số lượng cán bộ tăng, giảm hàng tháng với cơ quan bảo hiểm quản lý; Lập danh sách cán bộ và số tiền phải đóng BHXH của người lao động trong Học viện theo đúng quy định hiện hành.

- Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê định kỳ hoặc đột xuất về công tác tổ chức cán bộ theo quy định của Viện Hàn lâm và của Nhà nước.

4. Về quản lý công sản

- Quản lý cơ sở hạ tầng, tài sản, cơ sở vật chất của Học viện. Quản lý, sắp xếp phòng họp, hội trường, phòng học; bố trí sử dụng các trang thiết bị do Học viện quản lý.

- Chủ trì lập kế hoạch và thực hiện việc mua sắm tài sản, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ, vật tư tiêu hao văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng do Học viện quản lý.

- Đầu mối quản lý tài sản, cơ sở vật chất; thực hiện công tác sửa chữa; xây dựng cơ bản của Học viện.

- Đầu mối thực hiện công tác bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa các trang thiết bị văn phòng, các điều kiện khác (điện, nước, ...) phục vụ cho công việc chung trong Học viện.

- Quản lý, điều hành xe ô tô phục vụ cho hoạt động chung của Học viện;

- Thực hiện công tác bảo vệ, an ninh trật tự, an toàn phòng chống cháy nổ, an ninh quốc phòng, dân quân tự vệ trong Học viện.

- Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê định kỳ hoặc đột xuất về công tác công sản theo quy định của Viện Hàn lâm và của Nhà nước.

- Phối hợp xây dựng và tổ chức thực hiện các dự án không thường xuyên, dự án đầu tư tại Học viện.

- Phối hợp với phòng kế toán quản lý, thực hiện việc mua sắm của các đơn vị đầu mối đào tạo, các đề tài chương trình theo quy định.

5 . Về truyền thông

- Thực hiện công tác truyền thông và quan hệ công chúng: các hoạt động giới thiệu, quảng bá thông tin của Học viện, quản trị trang Web của Học viện;

- Là đầu mối, phối hợp với các đơn vị để tổ chức các sự kiện theo sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc.

- Là đầu mối, phối hợp với Phòng Đào tạo, các đơn vị trong Học viện, các đơn vị ngoài tổ chức thực hiện công tác tư vấn tuyển sinh các hệ đại học, sau đại học, chương trình liên kết, ngắn hạn.

- Quản lý, lưu trữ, cập nhật cơ sở dữ liệu về học viên, nghiên cứu sinh, giảng viên, đầu mối đào tạo của Học viện.

- Quản lý, điều phối và tổ chức các sự kiện nhằm góp phần xây dựng, phát triển thương hiệu và thế mạnh của Học viện.

- Chuẩn bị các sản phẩm truyền thông: quà lưu niệm, tài liệu, tin tức, hình ảnh, phim giới thiệu về Trường, khoa, ngành/chuyên ngành đào tạo...; các ấn phẩm phục vụ công tác tư vấn tuyển sinh.

- Quản lý hồ sơ của NCS nước ngoài và là đấu mối liên hệ với các cựu học viên.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Học viện giao.

III. Cơ cấu tổ chức

1. Lãnh đạo Phòng

Phòng Tổ chức - Hành chính có Trưởng phòng và các Phó Trưởng phòng. Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng do Giám đốc Học viện bổ nhiệm và miễn nhiệm, sau khi được sự đồng ý của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam. Nhiệm kỳ của Trưởng phòng là 5 năm và có thể được bồ nhiệm lại. Nhiệm kỳ của Phó Trưởng phòng theo nhiệm kỳ của Trưởng phòng và có thể được bổ nhiệm lại.

Trưởng phòng chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của Phòng trước Giám đốc Học viện, Phó Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về những nhiệm vụ được Trưởng phòng phân công.

2. Các chuyên viên

Các chuyên viên được Trường phòng phân công công việc và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về công việc được phân công.